Datenschutz-Grundverordnung – Hinweise für Bewerber
1. Personalvermittler, Headhunter bzw. Executive-Search-Berater
Hintergrund der DSGVO und Anwendung für Headhunter
Das Datenschutzgesetz der EU-Länder war bislang nicht einheitlich geregelt. Besonders für grenzüberschreitende Tätigkeiten haben sich hieraus Hindernisse ergeben. Am 25.05.2016 trat deshalb eine für alle Mitgliedstaaten verbindliche EU-Datenschutz-Grundverordnung (EU-DSGVO) in Kraft, welche ab dem 25.05.2018 anzuwenden ist. Durch dieses neue EU-Recht werden das bisherige Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) und die EU-Datenschutzrichtlinie abgelöst. Die neue Datenschutzerklärung hat mehrere Vorteile: Sie ist benutzerfreundlicher, transparenter und bietet mehr Kontrolle. Die EU-DSGVO richtet sich an in der EU ansässige Unternehmen und solche, die im EU-Raum personenbezogene Daten über in der EU ansässige Personen erheben, verarbeiten und für ihre geschäftlichen Zwecke innerhalb der EU nutzen. Damit ist die neue Datenschutz-Grundverordnung auch für Personalberater relevant, die Bewerberdaten erheben, speichern und bearbeiten.
Einsatz und Nutzen eines Headhunter
Bei der Suche nach geeigneten Fach- und Führungskräften mit spezifischen fachlichen Qualifikationen, setzen Unternehmen verstärkt auf den Einsatz sogenannter Headhunter, Personalvermittler oder auch Executive-Search-Berater genannt. Der Vorteil für die Unternehmen liegt insbesondere darin, dass diese sich nicht – wie bei einer eigenen Recherche – durch eine Vielzahl von Bewerbungen selber durcharbeiten müssen, sondern ihren eigenen HR-/Recruiting-Bereich entlasten und die Suche nach und Vorselektion von potentiell qualifizierten Kandidaten auf einen externen Spezialisten (Headhunter) übertragen.
Kontaktquellen für Headhunter
Zum einen gibt es den Weg des Direct Search. Insbesondere über soziale Netzwerke (z.B. LinkedIn und XING) aber auch über Internet-Recherchen (z.B. Google) lassen sich für Headhunter in den letzten Jahren ohne großen Aufwand potentielle Kandidaten identifizieren. Diese werden dann vom Headhunter in der Regel direkt – über das soziale Netzwerk oder aber über Telefon und/ oder E-Mail an ihrem Arbeitsplatz – kontaktiert. Eine solche Direktansprache am Arbeitsplatz ist vom BGH in der Vergangenheit in diversen Urteilen als zulässig erachtet worden.
Zum anderen verfügen Headhunter – aufgrund ihrer meist langjährigen Tätigkeit – auch über einen Bewerberpool, auf den sie jederzeit zugreifen können. In diesem Pool sind Kandidaten aufgenommen (sofern diese der Speicherung ihrer personenbezogenen Daten für diesen Zweck zuvor zugestimmt haben), mit denen bereits früher Kontakt bestand und die interessiert und einverstanden sind, auch künftig bei neuen Angeboten kontaktiert zu werden.
Rechtsgrundlagen für Headhunter
Die Rechtsbasis für die private Arbeitsvermittlung findet sich im Sozialgesetzbuch (SGB) Drittes Buch (III) SBG III Arbeitsförderung. Seit Ende 03/2002 ist die Arbeits- und Ausbildungsvermittlung nicht mehr genehmigungspflichtig. Zuvor waren diese Tätigkeiten alleine dem Arbeitsamt vorbehalten.
2. Bewerbungsprozess
Unser Dienstleistungsangebot
Wir schreiben Vakanzen im Auftrag unserer Kunden aus, welche die entsprechende Position besetzen möchten und führen für unsere Kunden Teile des Bewerbungsverfahrens durch. Die von uns zu erbringenden Leistungen umfassen dabei insbesondere die Identifikation und Ansprache potentieller Kandidaten, die Einholung und Sichtung der Bewerbungsunterlagen, das Führen von Gesprächen sowie die Vorselektion der Bewerber, die wir unserem Auftraggeber für die vakante Position als qualifiziert vorschlagen möchten. Wir informieren Sie vorab, wer unser Kunde ist und wem wir Ihre Bewerbungsunterlagen weiterleiten möchten, damit Sie dem gegebenenfalls widersprechen können. Sollten Sie mit der Weitergabe Ihrer Unterlagen einverstanden sein, reichen wir diese in der Regel per E-Mail an unsere Kunden weiter und zwar begrenzt auf den Personenkreis, der unmittelbar mit der Auswahl potentieller Kandidaten für die jeweilige Position beauftragt ist. Unsere Kunden verwenden die Daten für die weitere Durchführung des Bewerbungsverfahrens. Unser berechtigtes Interesse für die entsprechende Verarbeitung Ihrer Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 f DSGVO ist, dass Sie mit Ihrer Bewerbung eine entsprechende Verarbeitung Ihrer Daten wünschen und hiermit einverstanden sind. Sie sind jederzeit berechtigt, eine eingereichte Bewerbung schriftlich zurückzuziehen.
Umgang unserer Kunden mit Ihren Bewerbungsunterlagen
Leiten wir Ihre Bewerbungsunterlagen – nach vorheriger Abstimmung mit Ihnen und Freigabe durch Sie – an unsere Kunden weiter, unterliegen diese den gleichen datenschutzrechtlichen Bestimmungen einer Bewerbung, als hätten Sie Ihre Unterlagen bei unseren Kunden direkt eingereicht. Die Handhabung einer Bewerbung durch Unternehmen ist ident und unabhängig davon, auf welchem Wege Unternehmen Bewerbungsunterlagen erhalten (Eigenbewerbung über Stellenanzeigen, über externe Personalvermittler oder online über Jobbörsen). Weitere Informationen über den Umgang mit Ihren Bewerbungsunterlagen durch unsere Kunden entnehmen Sie bitte den Datenschutzerklärungen der Website unserer Kunden, denen wir Ihre Bewerbung weiterleiten.
Zusätzlich haben wir mit jedem unserer Kunden eine Vertraulichkeitsvereinbarung (NDA) zum Schutz Ihrer personenbezogenen Daten geschlossen.
Aufnahme Ihrer Stellensuche in unserem Bewerberpool
Auf Ihren ausdrücklichen Wunsch und mit Ihrer Zustimmung, nehmen wir Ihre Stellensuche in unserer Datenbank (Bewerberpool) auf und benachrichtigen Sie künftig über zu besetzende Stellen bei unseren Kunden, welche gemäß Ihren Angaben für Sie interessant sein könnten. Rechtsgrundlage der Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 a DSGVO. Sie können der entsprechenden Verwendung Ihrer Daten jederzeit widersprechen, indem Sie die Löschung Ihres Profils schriftlich beantragen.
Kontaktanfragen
Lassen Sie uns über eine der angebotenen Kontaktmöglichkeiten eine Mitteilung zukommen, verwenden wir Ihre uns zur Verfügung gestellten Daten für die Bearbeitung Ihrer Anfrage. Rechtsgrundlage hierfür ist unser berechtigtes Interesse an der Beantwortung Ihres Anliegens gemäß Art. 6 Abs. 1 f DSGVO. Sofern Ihre Anfrage dem Abschluss eines Vertrages mit uns dient, ist weitere Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Art. 6 Abs. 1 b DSGVO.
Stand: Mai 2018